Toevoegen en bewerken van inschrijvingen #

In TAF3 kun je deelnemers op verschillende manieren importeren:

Handmatig toevoegen (zie 2.1)
Downloaden van het online inschrijfsysteem LA.Net / Volta (zie 2.4)
Importeren vanuit een CSV, Excel of XML bestand (zie 2.5)

2.1 Handmatig toevoegen van inschrijvingen #

2.1.1 Atleet toevoegen #

Ga in het hoofdmenu naar “Voorbereiding” en kies “Inschrijvingen”.
Klik in de header met “Deelnemers” rechts op de witte + in het blauwe rondje. In het rechterdeel van het scherm kun je nu de achternaam, voornaam, geslacht, geboortedatum, land en vereniging opgeven. De geboortedatum voer je in middels dd.mm.jjjj. Bij de vereniging kun je selecteren uit de lijst of beginnen met typen om alleen nog die verenigingen in de dropdown lijst over te houden die overeenkomen met wat is ingetypt.
Het startnummer wordt automatisch gevuld met het laatst gebruikte nummer plus 1. Als dit een ander nummer moet zijn, kun je het aanpassen door achter “Startnummer” het gewenste nummer te typen. Als het gekozen startnummer al bestaat, krijg je boven in het scherm een rode balk met een foutmelding. Het dubbele nummer wordt wel opgeslagen!
Klik bovenaan dit blokje op opslaan en de atleet is toegevoegd.
Heb je per ongeluk een startnummer dubbel opgegeven. Selecteer dan de atleet wiens startnummer je wilt aanpassen. Pas vervolgens in het rechterscherm het startnummer aan en klik op opslaan.

2.1.2 Onderdeel bij een atleet toevoegen #

Selecteer in het menu “Voorbereiding” en dan “Inschrijvingen”.
Selecteer de atleet waarbij je een onderdeel wilt toevoegen.
Selecteer in het dropdown menu waarvan je “NO” kunt zien het juiste type onderdeel wat je wilt toevoegen:
- “NO” staat voor “normal” en is de standaardkeuze. Dit betekent dat de atleet het onderdeel meedoet in zijn/haar eigen categorie.
- “OC” kies je als de atleet meedoet in een andere leeftijdscategorie van hetzelfde geslacht (bijv een U20V die mee doet bij de SENV).
- “WE” kies je als de atleet mee mag doen in alle (gemixte) categorieën. Bij deze keuze controleert TAF niet of de indeling volgens het reglement / wedstrijdbepalingen is toegestaan.
Vul de regel verder naar rechts in door het juiste onderdeel, de juiste categorie, inschrijfprestatie en hoogte inschrijfgeld en of er betaald is in te selecteren of in te vullen.
Vink onderaan de optie “toegevoegde inschrijfopties” aan als je ook een SB en/of PR wilt meegeven. (format ss,hh of ss.hh en m:ss,th of mm:ss.hh)
Geef enter om het onderdeel definitief toe te voegen bij de atleet. Als het vinkje bij “toegevoegde inschrijfopties” uit staat, kun je ook op de witte + in het blauwe rondje klikken om het onderdeel definitief toe te voegen.

2.1.2.1 Extra info toevoegen bij een prestatie #

Selecteer in het menu “Voorbereiding” en dan “Inschrijvingen”.
Selecteer de atleet waarbij je extra informatie bij een onderdeel wilt toevoegen.
Klik onderin het scherm het vinkje aan van “toegevoegde inschrijfopties”.
In de velden die nu verschijnen kun je extra info opgeven over SB (seasons best / beste seizoensprestatie), PR (persoonlijk record) en datum en locatie van die prestatie. (format ss,hh of ss.hh en m:ss,th of mm:ss.hh)

2.1.2.2 Bewerken van een onderdeel bij een atleet #

Selecteer in het menu “Voorbereiding” en dan “Inschrijvingen”.
Selecteer de atleet waarbij je een onderdeel wilt bewerken.- Je kunt een onderdeel bij een atleet ook bewerken door op deze plek gegevens van een onderdeel te wijzigen.

2.1.2.3 Verwijderen van een onderdeel bij een atleet #

Selecteer in het menu “Voorbereiding” en dan “Inschrijvingen”.
Selecteer de atleet waarbij je een onderdeel wilt verwijderen.
Klik rechts op de regel van het betreffende onderdeel op het witte kruisje in het rode rondje en beantwoord de vraag of je het onderdeel wilt verwijderen met “ja”. Om het kruisje te kunnen zien moet het vinkje bij “toegevoegde inschrijfopties” uit staan.

2.2 Estafetteploeg toevoegen #

Kies in het menu voor “Voorbereiding”, “Inschrijvingen”en selecteer daarna het tabblad “Estafettes”.
Klik voor een nieuwe ploeg rechts in de zwarte balk van Estafettes op het witte plusje in het blauwe rondje.
Vul nu in het rechter invulscherm de gegevens van de estafetteploeg in.
- Naam van de vereniging
- Geslacht: M voor mannen/jongens ploegen; V voor meisjes/vrouwen ploegen en X voor gemengde ploegen.
- Estafettenummer: in het geval er meerdere estafetteploegen van 1 vereniging zijn in dezelfde categorie, heeft de tweede ploeg nummer 2 etc.
- Naam: de naam van het team. Dat kan bijvoorbeeld zijn Atletiekclub mannen 1, maar ook een verzonnen naam als ‘snelle sprinters’.
- Klik op opslaan om het team toe te voegen.
Nadat je het nieuwe estafetteteam hebt opgeslagen vul je de gegevens aan in het onderste deel van het scherm.
- Kies weer uit de opties “NO”, “OC” en “WE” (zie 2.1.2).o Vul in de zwarte balk onder de naam van het nieuwe estafetteploeg in om welke estafette het gaat.
- Selecteer de categorie waarin de estafetteploeg mee doet.
- Vul indien van toepassing de inschrijfprestatie in.
- Ook kun je de betalingsgegevens hier invullen.
- Geef enter of klik rechts op het witte plusje in het blauwe rondje om het team definitief aan het onderdeel toe te voegen.
- Ook hier kun je middels het aanvinken van de optie “toegevoegde inschrijfopties” eventueel een SB of een PR opgeven.

2.2.1 Deelnemers aan estafetteploeg toevoegen #

Nu de estafetteploeg is gedefinieerd, kun je de atleten er aan koppelen.
Kies in het menu voor “Voorbereiding”, “Inschrijvingen”en selecteer daarna het tabblad “Estafettes”.
Klik op de rode cel “0 leden” van de betreffende estafetteploeg.
Je ziet nu de lijst met beschikbare deelnemers voor de estafette.
Door middel van de vinkjes bovenaan de lijst met deelnemers, kun je de lijst inkorten naar alleen exacte vereniging, leeftijd en geslacht. Standaard staan alle vinkjes aan, maar voor het vinden van atleten voor combiploegen of het toevoegen van een U20 atleet aan een seniorenploeg, kun je bijvoorbeeld vinkjes uitzetten.
Selecteer nu de atleet die je wilt toevoegen aan het team en klik op het pijtje naar links. Of typ het startnummer van de atleet in en geef enter. Of sleep de atleet van het rechterscherm naar het linkerscherm.
Indien een atleet nog niet ingeschreven is, kun je hem hier nog toevoegen door op “Deelnemer editor” te klikken en de nieuwe atleet toe te voegen.
Nadat alle atleten van de estafetteploeg zijn toegevoegd, klik je op “Opslaan en sluiten”.

Met behulp van kleuren worden de volgende controles weergegeven:

Als het linkerscherm groen is, betekent het dat het estafetteteam qua aantal atleten compleet is. Bij rood is dat nog niet het geval.
Als het balkje naast een atleet groen is, komen de gegevens van de atleet overeen met die van het type estafetteteam. Is deze rood, dan komen deze gegevens niet overeen. Bij een combiteam of een Buiten Mededinging team zullen deze rode streepjes voor kunnen komen.

2.2.2 Deelnemers aan estafetteploeg wijzigen #

Kies in het menu voor “Voorbereiding”, “Inschrijvingen”en selecteer daarna het tabblad “Estafettes”.
Selecteer het estafetteteam waarbij je de mutatie wilt doorvoeren.
Klik in het scherm onderaan op het gekleurde vakje met het aantal leden van de betreffende estafetteploeg.
Je kunt nu deelnemers in het team wijzigen door ze te selecteren en of de pijltjes te gebruiken, de optie om het startnummer in te vullen, of door ze te slepen naar de juiste plek. (zie ook 2.2.1)

2.2.3 Reserves aan een estafetteploeg toevoegen #

Kies in het menu voor “Voorbereiding”, “Inschrijvingen”en selecteer daarna het tabblad “Estafettes”.
Selecteer het estafetteteam waarbij je de reserves wilt toevoegen.
Klik in het scherm onderaan op het gekleurde vakje met het aantal leden van de betreffende estafetteploeg.
Je kunt nu deelnemers in het team wijzigen door ze te selecteren en of de pijltjes te gebruiken, de optie om het startnummer in te vullen, of door ze te slepen naar de juiste plek. (zie ook 2.2.1)
De reserves vul je in onder het kopje “Vervangers”.2.3 teams toevoegen

Een (competitie)team voeg je op dezelfde manier toe als een estafetteploeg.

Je maakt eerst het team aan, geeft aan of het een mannen, vrouwen of een mixed team is en geeft het team een naam.
Je voegt het team toe aan de teamcompetitie. Hierbij worden de estafetteploegen voor die teamcompetitie automatisch aangemaakt. (Dus als de teamcompetitie een 4x100 en een 4x400 estafette bevat, worden deze 2 estafetteteams automatisch aangemaakt bij het opslaan van het team.)
De atleten moeten wel nog worden gekoppeld aan zowel het team als de estafetteploeg(en)
Indien een atleet geen teampunten krijgt tijdens de wedstrijd, kan het dus zijn dat de atleet (nog) niet is gekoppeld aan het team.

2.4 Inschrijvingen downloaden vanuit de Volta inschrijfmodule #

Het grootste deel van de inschrijvingen zul je downloaden vanuit de inschrijfmodule Volta.

Ga in het hoofdmenu naar “Importeren / Exporteren” en selecteer “LA.net3”. Later meer informatie

2.5 Inschrijvingen inlezen vanuit een CSV-file #

Zorg bij het inlezen van een CSV-file er voor dat het bestand de juiste informatie bevat ten aanzien van naam, vereniging, categorie en afkortingen voor onderdelen. Een voorbeeld bestand kun je downloaden van….. Of je kunt vanuit een bestaande wedstrijd een voorbeeldbestand downloaden.

Kies in het hoofdmenu “Importeren / Exporteren” en dan de optie “Bestand exporteren”.
Selecteer de soort informatie die je in het voorbeeldbestand wilt hebben.
Klik op “Start export”.
De lijst met alle mogelijke afkortingen vind je op …. Bij het aanmaken van dit bestand maakt het niet uit in welke volgorde de kolommen staan. Het invoegen of weglaten van lege kolommen is ook mogelijk.
In het CSV-bestand wordt per regel slechts 1 onderdeel van een atleet opgenomen. Een atleet die meerdere onderdelen doet, moet dus op meerdere regels opgenomen worden.

Nadat je het in te lezen bestand met de inschrijvingen voor de wedstrijd hebt gemaakt,verwerk je die al volgt:

Ga naar het hoofdmenu en selecteer de optie “Importeren / Exporteren”.
Kies vervolgens de optie “Bestand importeren”.
Klik in het scherm wat je nu krijgt linksboven op het icoontje met de toelichtende tekst “Opent een excel bestand om gegevens te importeren”.
Selecteer het bestand wat je wilt importeren. Dit bestand moet zijn afgesloten om ingelezen te kunnen worden.

Je hebt nu alle gegevens geïmporteerd. Nu moet je nog definiëren welke gegevens er in welke kolom stonden.

Ga naar de kolomnaam “Niet importeren” en klik op de rechtermuisknop.
Selecteer nu via het menu wat in beeld komt, het juiste gegeven voor de informatie in de betreffende kolom.
Doe dit voor alle kolommen. Gebruik zo nodig de schuifbalk onderaan om de kolomen die rechts nog buiten beeld zijn te zien.
Kolommen die niet geïmporteerd hoeven te worden, laat je staan op de code “Niet importeren”.
Selecteer onderaan of de eerste regel wel of niet geïmporteerd moet worden (als het een regel met kolomnamen is in de CSV-file), middels het vinkje bij “Eerste regel negeren”.
Importeer nu de atleten en hun inschrijvingen door onderaan op de juiste knop te klikken.
Indien je alleen de atleten en hun verenigingen wilt importeren en geen inschrijvingen op onderdelen klik je op die betreffende knop.

Als je iedere keer hetzelfde format gebruikt van de CSV-file, kun je de kolomvolgorde ook opslaan, zodat je dit de volgende keer niet opnieuw handmatig hoeft toe te wijzen.

Sla nadat je alle gegevens uit de CSV-file hebt ingelezen het format op door rechtsboven op het icoontje “Kolomtoewijzing opslaan” te klikken. Je kunt het format dan een naam geven en op de door jou gewenste plek opslaan.

Bij een volgende keer dat je een CSV-file inleest kun je de handmatige stap van het koppelen van de kolommen in 1 keer doen.

Klik rechtsboven op het icoontje “Laden kolomtoewijzingen” en selecteer het bestand waarin jouw vaste kolomindeling staat.
Ga nu verder met het aangeven of de 1e regel uit het CSV-bestand wel of niet ingeladen moet worden en laadt vervolgens alle informatie in.